Ai prestat serviciul, clientul nu a plătit încă și întrebarea firească este: când emiți factura pentru servicii prestate dar neîncasate PFA? Răspunsul scurt este acesta: factura se emite pentru serviciul prestat, nu pentru momentul în care intră banii în cont.
Separat, pentru un PFA în sistem real, venitul fiscal se urmărește la încasare. Cu alte cuvinte, poți avea o factură emisă la timp, dar neîncasată încă, iar venitul PFA să apară în evidență abia când clientul plătește.
Răspuns rapid: facturezi serviciul prestat, chiar dacă nu ai încasat
Dacă serviciul a fost prestat sau considerat prestat potrivit contractului, factura trebuie emisă. Întârzierea clientului la plată nu mută termenul de facturare.
Regula generală din Codul fiscal este emiterea facturii până cel târziu în ziua a 15-a a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator. Pentru servicii, faptul generator intervine, ca regulă, la data prestării serviciilor.
Exemplu: ai prestat servicii în septembrie 2026, iar serviciile au fost finalizate sau acceptate în septembrie. Chiar dacă plata vine în noiembrie 2026, factura se emite cel târziu la 15 octombrie 2026.
Factura și încasarea sunt două lucruri diferite
Aici apare confuzia principală. Factura documentează serviciul prestat și suma datorată de client. Încasarea arată momentul în care banii intră efectiv la PFA.
Pentru PFA în sistem real, Codul fiscal tratează venitul brut prin raportare la sumele încasate. Registrul-jurnal de încasări și plăți urmărește, în mod practic, mișcările de bani: încasări și plăți.
Asta înseamnă că o factură emisă azi și încasată peste două luni trebuie emisă la timp, dar se reflectă ca venit PFA în sistem real la data încasării. Nu amâni factura doar ca să amâni venitul.
Cum stabilești data pentru servicii lunare sau continue
La serviciile lunare, lucrurile se leagă de contract. Dacă ai o prevedere de plată sau decontare la final de lună, serviciul este considerat prestat la acea dată de decontare. De acolo calculezi termenul de facturare.
Exemplu: contractul spune că serviciile de consultanță se decontează lunar, la finalul fiecărei luni. Pentru serviciile din septembrie 2026, factura se emite cel târziu la 15 octombrie 2026, chiar dacă plata este scadentă mai târziu sau clientul întârzie.
Dacă în contract nu există o dată clară de plată sau decontare, analiza trebuie făcută mai atent. Reperul poate deveni data emiterii facturii, dar perioada de decontare pentru servicii continue nu poate depăși un an.
În practică, ajută să ai documente care arată perioada prestată: raport lunar, timesheet, proces-verbal, situație de lucrări, confirmare pe email sau acceptare în sistemul de ticketing al clientului.
Exemplul de final de an: factură în decembrie, încasare în ianuarie
Situația clasică este aceasta: ai emis factura pe 28 decembrie 2026 pentru servicii deja prestate, iar clientul plătește pe 10 ianuarie 2027.
Pentru facturare, factura rămâne emisă în 2026. Dacă serviciile erau prestate și termenul cerea factura în decembrie, nu o muți în ianuarie doar pentru că plata vine atunci.
Pentru PFA în sistem real, venitul se înregistrează la încasare. În exemplul de mai sus, suma încasată pe 10 ianuarie 2027 intră în venitul PFA din 2027, nu în venitul din 2026, dacă vorbim strict despre evidența încasărilor în sistem real.
Ce faci dacă ai primit avans înainte să prestezi serviciul
Avansul are o regulă separată. Dacă primești bani înainte de prestarea serviciului, factura pentru avans se emite până cel târziu în ziua a 15-a a lunii următoare celei în care ai încasat avansul, dacă nu ai emis deja factura.
Exemplu: clientul îți plătește avansul în septembrie 2026 pentru servicii ce vor fi prestate în octombrie. Factura de avans se emite cel târziu la 15 octombrie 2026. Când prestezi serviciul, regularizezi potrivit situației concrete și documentelor folosite.
Nu confunda avansul cu factura neîncasată. La avans, banii vin înaintea prestării. La serviciile prestate dar neîncasate, serviciul a fost deja realizat, dar clientul încă nu a plătit.
Dacă ești neplătitor de TVA
Dacă PFA-ul este neplătitor de TVA, discuția principală rămâne cea dintre termenul de emitere a facturii și data încasării. Emiți factura la timp pentru serviciul prestat, iar în sistem real urmărești venitul la încasare.
Totuși, neplătitor de TVA nu înseamnă fără reguli de facturare. Factura trebuie să descrie serviciul real, perioada sau lucrarea prestată, clientul și suma datorată. Dacă operațiunea intră în RO e-Factura, trebuie verificată și transmiterea în sistem.
Dacă ești plătitor de TVA
TVA-ul se analizează separat de impozitul pe venitul PFA. Pentru PFA în sistem real, venitul rămâne legat de încasare. TVA-ul poate avea reguli proprii privind faptul generator și exigibilitatea.
Dacă aplici regula obișnuită de TVA, nu presupune automat că poți aștepta încasarea ca să tratezi TVA-ul. Dacă aplici sistemul TVA la încasare și ești eligibil, exigibilitatea TVA poate fi amânată până la încasarea totală sau parțială, potrivit regulilor sistemului.
În 2026, plafonul pentru TVA la încasare trebuie urmărit atent: 5.000.000 lei pentru perioada dintre 1 martie 2026 și 31 decembrie 2026, respectiv 5.500.000 lei de la 1 ianuarie 2027. Nu aplica sistemul doar pentru că sună convenabil. Verifică dacă PFA-ul este înregistrat corect și îndeplinește condițiile.
RO e-Factura: termen separat de transmitere
După ce stabilești când emiți factura, mai ai o verificare: transmiterea în RO e-Factura, acolo unde obligația se aplică.
Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Termenul nu poate depăși cele 5 zile lucrătoare calculate de la data-limită de emitere prevăzută la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.
Practic, nu este suficient să faci PDF-ul și să îl trimiți clientului pe email, dacă factura trebuia transmisă prin sistem. Ai două întrebări de bifat: factura a fost emisă la timp și a fost transmisă la timp în RO e-Factura?
Ce verifici înainte să emiți factura
Înainte de facturare, ia lucrurile metodic. Nu ai nevoie de teorii complicate, ci de câteva repere clare.
- Perioada prestată: luna, intervalul sau lucrarea pentru care facturezi.
- Contractul: data de plată, data de decontare, acceptarea serviciilor și scadența.
- Dovada prestării: raport, timesheet, proces-verbal, situație de lucrări, livrabil sau confirmare scrisă.
- Data-limită de emitere: de regulă, până pe 15 ale lunii următoare celei în care serviciul este prestat sau considerat prestat.
- Regimul TVA: neplătitor, plătitor normal sau TVA la încasare.
- RO e-Factura: dacă trebuie transmisă factura în sistem și în ce termen.
- Data încasării: ziua în care banii intră efectiv în cont sau numerar, pentru evidența PFA în sistem real.
Greșeli frecvente
Prima greșeală este să aștepți plata ca să emiți factura pentru un serviciu deja prestat. Dacă termenul legal de facturare a început să curgă, întârzierea clientului nu îl oprește.
A doua greșeală este să tratezi factura emisă ca venit încasat pentru PFA în sistem real. Data facturii și data încasării pot fi diferite, iar registrul urmărește încasările și plățile.
A treia greșeală este să ignori contractul pentru serviciile lunare. Dacă ai decontare la final de lună, factura pentru luna respectivă se calculează de acolo, nu după ziua în care clientul se hotărăște să plătească.
A patra greșeală este să amesteci TVA-ul cu impozitul pe venit. TVA-ul are reguli proprii, iar sistemul TVA la încasare trebuie verificat separat.
Concluzie: regula practică pentru PFA
Regula de lucru este simplă: emiți factura când serviciul este prestat sau considerat prestat, chiar dacă nu ai încasat încă banii. Termenul general este până pe 15 ale lunii următoare, iar pentru servicii lunare te uiți la contract și la data de decontare.
Pentru PFA în sistem real, venitul se urmărește la încasare. Asta nu îți permite să amâni factura pentru un serviciu deja prestat, dar te ajută să separi corect obligația de facturare de momentul în care suma intră în venitul fiscal al PFA-ului.
Facturează la timp, transmite în RO e-Factura dacă ai obligația, păstrează documentele de prestare și înregistrează venitul PFA în sistem real când încasezi efectiv banii.