Balanța de verificare este un raport detaliat care listează toate conturile din cartea generală a unei companii, cu soldul fiecăruia, la o dată specificată, și care servește drept instrument de control și de validare a exactității înregistrărilor contabile. Pe scurt, este exact ce este balanța contabilă, dar termenul este utilizat uneori mai des în practică.
Rolul balanței de verificare este simplu, dar critic: să verifice dacă matematica din contabilitate este corectă. Dacă suma debitelor este egală cu suma creditelor, atunci nu există erori evidente de înregistrare. Dacă nu sunt egale, trebuie să investighezi imediat.
Procesul de construire a balanței de verificare urmează acești pași: se colectează soldul de la fiecare cont din cartea generală, se organizează într-un tabel cu coloane pentru debite și credite, se face suma fiecărei coloane și se compară. Dacă sunt egale, balanța se închide.
Pentru o firmă mică, cu 30 de conturi, balanța poate fi făcută cu mâna în 30 de minute. Pentru o firmă cu 500 de conturi, se utilizează software, care o face în secunde.
Deși balanța de verificare este un instrument vechi (folosit de secole în contabilitatea clasică), rămâne relevantă. Chiar și cu software-urile moderne, trebuie să verifici periodic balanța pentru a detecta anomalii.
Cum se folosește balanța de verificare
Balanța de verificare nu este doar pentru a verifica matematica. Este o fereastră în situația financiară a companiei. Dacă vezi că contul de cheltuieli de telefon are un sold neobișnuit de mare, poate fi un semnal că ceva nu este normal. Dacă inventarul crește neașteptat, ar trebui investigat.
După ce balanța se închide, se utilizează pentru a pregăti situatiile financiare. Numerele din balanță sunt reorganizate în bilanț și cont de profit și pierdere.
Întrebări și răspunsuri
Balanța de verificare și balanța contabilă sunt același lucru?
Termenii sunt folosiți adesea ca sinonimi. Balanța contabilă și balanța de verificare se referă la același instrument. Uneori se mai vorbește și de "post-closing balance" dacă balanța este după închiderea anului fiscal.
Cum verific balanța dacă nu se închide?
Metoda tradițională este să lipsești o cifră la rând și să cauți unde este eroarea. Metoda modernă: software-ul te informează exact despre diferență și poți căuta tranzacții care au o valoare egală cu acea diferență.
Pot avansa cu situațiile financiare dacă balanța nu se închide?
Nu ar trebui. Situațiile financiare bazate pe o balanță nevalidată sunt suspecte. Trebuie să rezolvi problema balanței mai întâi.