Factura proformă este un document preliminar, de natură informativă, care prezintă o ofertă sau o estimare a prețului pentru o vânzare potențială. Nu este o factură fiscală validă și nu creează obligații de plată sau drepturi de deducere TVA imediate.
Factura proformă se utilizează când vânzătorul dorește să transmită un preț formal înainte de a finaliza tranzacția, de obicei în scenarii în care negocierea este complexă sau clientul are nevoie de aprobări interne înainte de angajament.
Diferența față de factură fiscală
O factură fiscală este un contract economic definitiv - odată emisă, stabilește obligații de plată și drepturi fiscale. O factură proformă este doar o propunere, un document informativ care nu obligă niciuna dintre părți până când nu este acceptată și nu se execută vânzarea.
Când vânzarea se efectuează, furnizorul trebuie să emită o factură fiscală regulată, nu să transforme proforma în factură oficială.
Situații de utilizare
Vânzări internaționale - Un producător din România trimite o proformă unui cumpărător din UE pentru a putea obține o ofertă de transport și a calcula prețul final.
Comenzi cu plată în avans - Un retailer dorește să cumpere 1000 de unități și cere o proformă pentru a solicita aprobarea finanțării.
Proiecte complexe - Un constructor trimite o proformă pentru renovare, cu detaliere de costuri, pentru ca clientul să poată obține oferte suplimentare de comparare.