Data emiterii este ziua în care se creează o factură. Data scadenței este termenul până la care plata trebuie făcută. Aceste două date definesc clar obligațiile financiare: pe data emiterii, se creează o creanță; pe data scadenței, trebuie plătit. Pentru managementul fluxului de numerar, diferența dintre data emiterii și data scadenței este critică.
Cum funcționează termenele
De regulă, o factură are un termen de plată: N/30 (net 30 de zile), N/60 (net 60 de zile), etc. Data scadenței = data emiterii + termen. De exemplu, factură emisă pe 1 ianuarie cu termen N/30, data scadenței este 31 ianuarie. Termenul negociat afectează cash flow-ul: N/0 (cu numerar) accelerează; N/90 (90 de zile) frânează cash-ul.
De ce este important
Pentru furnizor, data emiterii determină când poate emite factură și când trebuie să reclame plată. Data scadenței determină până când trebuie să aștepte. Dacă clientul nu plătește la scadență, factură devine "restantă" și trebuie urmărită și potențial se pot aplica penalități.
Pentru client, data emiterii este momentul când obligația financiară se creează. Data scadenței este termenul până la care nu este în neconformitate.
Cazuri practice de utilizare
Un distribuitor: factură emisă pe 15 februarie, termen N/30, scadență 17 martie. Clientul plătește pe 20 martie (3 zile întârziere). Distribuitorul poate aplica penalități de întârziere conform contractului (de obicei 0,5% pe zi).
O agenție de consultanță: emite factură pe 1 martie, termen N/45, scadență 15 aprilie. Clientul mare negociază N/60 sau N/90, ceea ce mărește DSO (Days Sales Outstanding). Aceasta afectează cash flow-ul: pentru servicii de 100.000 RON, dacă termenul este N/30, banii intră în 30 de zile; dacă N/90, în 90 de zile.
Un retailer: factură emisă pe 10 martie, termen N/0 (cu numerar), clientul plătește imediat. Deși nu are termen, retailerul preferă plată instantanee pentru a evita riscul de neplată.
Întrebări frecvente
Cum aleg termenul de plată?
Depinde de tipul clientului și de industrie. Retail: plată instantanee (N/0). Clienți mici: N/15 sau N/30. Clienți mari și instituționali: N/60 sau N/90 (de obicei negociat). Regula: cu cât termenul este mai scurt, cu atât cash flow-ul este mai bun, dar există riscul de a pierde clientul.
Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește la scadență?
Depinde de contract. De regulă, după scadență, poți aplica dobânzii de întârziere (în România, lei ANAF pentru impozite, procente pentru clienții privați). Poți trimite avertisment, urmărire, sau trimite dosarul la colector. După 30-60 de zile, poți refuza vânzări noi până la plată.
Cum calculez DSO (Days Sales Outstanding)?
DSO = (Creanțe medii / Vânzări zilnice). De exemplu, creanțe medii 300.000 RON, vânzări anuale 1.200.000 RON, vânzări zilnice = 1.200.000 / 365 ≈ 3.288 RON. DSO = 300.000 / 3.288 ≈ 91 zile. Aceasta înseamnă că, în medie, banii intră în 91 de zile după vânzare.
Pot schimba data emiterii după ce am emis factură?
Nu. Data emiterii este pe factură și nu se modifică. Dacă trebuie să corectezi ceva, emiți o notă de debit/credit cu data curentă. Data emiterii inițială trebuie păstrată.