E-Factura (factură electronică) este o factură emisă în format digital și transmisă ANAF conform standardelor europene. Facturarea online este procesul de emitere și distribuire a facturilor prin platforma SaaS. Ambele sunt obligatorii pentru companiile din România care depășesc anumite praguri. E-Factura este standard și conformitate; facturarea online este instrumentul digital care facilitează.
Cum funcționează E-Factura
O companie emite o factură cu software certificat (care generează forma XML conform ANAF). Software-ul semnează digital factura și o transmite ANAF (prin RO e-Services). ANAF o primește, o validează și o pune într-o arhivă. Clientul o descarcă din sistem. E-Factura este obligatorie pentru B2B (relații cu alte companii) și B2G (relații cu statul).
De exemplu, o companie emite o factură de 1.000 RON pentru alt client. Software-ul generează XML cu toți detaliile, semnează digital și transmite ANAF. Clientul merge în portalul ANAF și descarcă factura. E-Factura înlocuiește poșta tradițională și e-mailul.
De ce este important
E-Factura oferă: control fiscal (ANAF vede toate tranzacțiile imediat), eficiență (nu mai este nevoie de scrisori și e-mail) și conformitate (standard obligatoriu). Pentru antreprenori, e-Factura elimină riscul: nu mai este factor dacă ai emis factură sau nu; ANAF o vede.
Cazuri practice de utilizare
O companie tech din Iași: a depășit pragul (începând de la 1 ianuarie 2022, pragul este 0 pentru B2B). Trebuie să emită e-Facturi. Integrează software de facturare cu ANAF, și acum fiecare factură este transmisă automat. ANAF este mulțumit; auditurile sunt mai rapide (ANAF vede datele în timp real).
Un retailer: Clienții persoane fizice care cumpără în magazine. Retailerul emite bon fiscal (nu e-Factură, bonul este pentru B2C). Dar pentru clienții business care cumpără în bulk, emite e-Facturi. E-Factura este doar pentru B2B și B2G.
Un holding cu 10 filiale: fiecare filială emite e-Facturi. Holdingul consolidează datele (veniturile consolidate din toate filialele) și vede în timp real din portalul ANAF. Este mult mai curat decât colectarea manuală de facturi și verificare.
Întrebări frecvente
Cine este obligat să emită e-Factură?
De la 1 ianuarie 2022, toți operatorii economici care au tranzacții B2B (cu alte companii) sunt obligați. Excepții: PFA sau SRL cu venituri sub 300.000 EUR anual în unele cazuri (verifică ANAF pentru detalii). B2C (vânzări retailer) nu sunt obligatorii să fie e-Facturi.
Ce software pot folosi pentru e-Factură?
Trebuie să folosiți software certificat de ANAF. Exemple: Facturio, GNUCash (cu plugin), Sage, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics. Multe softuri de contabilitate au modul e-Factură integrat. Alegeți pe baza nevoilor și integrărilor cu alte sisteme.
Ce se întâmplă dacă nu emit e-Factură când sunt obligat?
ANAF aplică penalități: de obicei 500-2.000 RON pe lună de neconformitate. La audit, poate refuza deduceri ale cheltuielilor care nu sunt în e-Factură. De obicei, este mai ieftin și mai curat să emiți e-Factură decât să suportați penalități.
Cum pun semnătura digitală pe e-Factură?
Fiecare companie trebuie să aibă un certificat digital emis de un provider autorizat (exemplu, Certplus, GlobalSign). Software-ul folosește certificatul pentru semnare. Dacă nu aveți certificat, software-ul poate ajuta la obținere. Este un proces simplu: cerere online, verificare, emitere.